İş hayatında dijitalleşmenin artmasıyla birlikte 2010’lu yılların başından itibaren kendine yer bulan hibrit çalışma modeli 2020 yılında Covid pandemisi ile alışkanlığa ve ihtiyaca dönüştü. O günden itibaren telekomünikasyon, enerji, savunma, pazarlama, medya, eğitim gibi stratejik öneme sahip iş kolları da dahil olmak üzere çalışma dünyası ofisten çekilerek uzaktan çalışma sistemine geçti. Yeni normal adı verilen dönemle birlikte ise hibrit model kalıcı hale getirdi. Araştırmalara göre global çapta şirketlerin yüzde 68’i günümüzde hibrit olarak faaliyetlerini sürdürüyor. Çalışanların yüzde 80’i de uzaktan gerçekleştirdikleri faaliyetlerde daha verimli olduklarını dile getiriyor. Şirketler de bu noktada ulaşım, yemek, enerji gibi masrafları azaltmak hem de çalışan memnuniyetini artırmak üzere hibrit modeli benimsiyor.

Kim çalışıyor bilinemediği için işe gel deniyor

Mesai sadakatinin ölçülmesinde yaşanan sıkıntılar nedeniyle birçok şirket hibrit ya da tam kapasite uzaktan çalışma sistemine geçiş yapamıyor. Çünkü şirketlerin birçoğu mesai takibi için bugün hala kartlı geçiş sistemlerini tercih ediyor. Turnikeden çalışanın kartını okutması ile varlığını sürdüren sistem, mesai başlangıcı bitişi ve fazla mesainin insan kaynakları tarafından kayıt altına alınmasını sağlıyor. Bunun yanında kartlı geçiş sistemi uzaktan çalışma modelinde uygulanamıyor. Uzaktan çalışmayı denetlemek ve kaydetmek için kullanılan yöntemler ise iş dünyasında özel hayatın gizliliğinin ihlali başta olmak üzere bir dizi tartışmayı da beraberinde getirirken bu sorunun çözümünü ise yeni teknolojiler sağlıyor.

Uzaktaki çalışanın mesaisini kaydediyor

Hızlı, temassız ve kolay geçiş sistemlerinin markası Armongate uzaktan ve hibrit çalışma modelleri için geliştirdiği geçiş teknolojileri sistemleri ile bu alanda birçok soruna çözüm getiriyor. Armongate’in teknolojisi hem mesai sadakatinin kolayca kayıt altına alınmasını sağlıyor, hem çalışanın özel hayat gizliliğini koruyor hem de saha çalışmalarında önemli bir veri akışı rolünü üstleniyor.

Tüm kayıtlar kolayca tutuluyor

Tamamen uzaktan ya da hibrit çalışanların mesai sadakatini ölçmek için iki yöntem uygulanıyor. Bunlardan ilki cep telefonunda uygulama üzerinden check-in/check-out butonu kullanımı şeklinde hayata geçiriyor. İkinci yöntemde ise çalışanlar uygulama içinden karekod okutarak mesai başlangıç ve bitişini kayıt altına alıyor. İki yöntemde de mesai sadakat raporları Armongate tarafından insan kaynaklarına belirli peridolarda raporlanıyor böylece çalışanın fazla mesaileri dahil tüm yasal hakları güvence altında tutuluyor.

Saha çalışanları için büyük kolaylık

Aynı zamanda Armongate saha çalışmalarında önemli bir ihtiyaca daha yanıt veriyor. Başta enerji ve madencilik olmak üzere sahada ekiplerin geniş alanlarda çalışmasını gerektiren mesai tipleri için Armongate, çalışanların yerini GPS ile bildiren doğrulama sistemini kullanıyor. Böylece çalışanın sahada hangi noktada olduğu GPS ile tespit ediliyor. Olası bir mesai sadakatsizliği durumu, çalışanın ‘Ben sahadayım’ bildirimi yapmasına rağmen sahada ya da istenilen alanda bulunmaması durumu kayıt altına alınıyor. Öte yandan sistem ile insan kaynakları birimi çalışma arkadaşlarının kendi çalışma takvimlerine uygun olarak sahada hangi noktada çalıştığını kayıt altına alabiliyor. Fazla mesailer de hesaplanabiliyor.

Şirket aidiyetine giden yol teknolojiden geçiyor

Dünya iş hayatının dijital imkanların gelişmesi nedeniyle artık tamamen uzaktan veya hibrit çalışma biçimine dönüştüğünü hatırlatan Armongate CTO’su Erinç Çakır, “Tüm şirketler görüntülü konuşmalar ile kıtalar arası toplantılar yapıyor; tüm dosyaları e-posta üzerinden gönderiyor, yapay zeka ile sunumlarını hazırlıyor ama mesai başlangıcı ve sonunu ölçmek için hala 100 yıllık kartlı geçiş sistemini kullanmakta ısrar ediyor. Bu nedenle de çalışanlarının yüzde 80’ine yakını uzaktan ya da hibrit çalışmayı arzu ederken geçiş sistemi teknolojilerine yatırım yapmadıkları için isteklerini karşılayamıyorlar. Günün sonunda da çalışan sirkülasyonunun bu sebeplerle artmasından ötürü şirketler işyerine olan aidiyet aidiyeti sağlanmakta güçlük yaşıyorlar” dedi.

Hem iş veren hem de çalışan mutlu oluyor

Uzaktan ve sahada çalışanların mesai sadakatini bugünkü geçiş teknolojilerini kullanarak ölçmenin çok kolay olduğunu kaydeden Çakır, şunları söyledi: “Uzaktan çalışanlar mesai yaptıklarını ispatlamak özel hayatın gizliliğini ihlal edebilecek yöntemleri kullanmak zorunda kalabiliyor. Aynı zamanda bir anlaşmazlık durumunda bu metotların kaynaklarının incelenmesi ya da doğru verilere ulaşılması ek iş gücüne neden olabiliyor. Armongate olarak check-in-check-out özelliği ya da karekod kullanarak uzaktan çalışanların mesai sadakatini ölçüyor, bunu raporlayıp insan kaynaklarına sunuyoruz. Yine sahada çalışanların yerini GPS ile bildiriyoruz. Bu hem çalışanın o anda hangi bölgede olduğunun kaydedilmesini sağlıyor hem de olası bir afet-kaza anında kimlerin hangi alanda olduğunun kolayca tespit edilmesini sağlıyor. Uzaktan çalışmayı teknolojiyle buluşturduğumuzda markalar bu sisteme daha hızlı uyum sağlıyor. Böylece ofislerini küçültebiliyor; kira, ulaşım, enerji, yemek gibi giderlerden büyük tasarruflar sağlayabiliyor. Çalışanlar da evlerinden ya da istedikleri yerlerden işlerine devam etmenin konforunu ve mutluluğunu yaşıyor.”

Her binaya ayrı yatırım yapılması gerekiyor

Gerçekleşen bu değişim beraberinde önemli bir maddi yükümlülüğü de getiriyor. Bulut tabanlı olmayan geçiş teknolojilerini tercih eden markalar ve kurumlar, sistemi devreye aldıkları her bina için ayrı ayrı sunucu yatırımı gerçekleştiriyorlar. Merkezi olmayan geçiş teknolojileri bir merkezden sistemi yürütemediği için, kullanılan her bina, ofis, kampüs, Ar-Ge tesisleri için ayrıca sunucu kurulumunun yapılması ve personel istihdam edilmesi gerekiyor. Mesai sadakatini ölçmek davalara da konu olduğu için büyük küçük tüm şirketlerin ve kurumların insan kaynakları birimi tarafından en önemli iş kalemlerinin başında gelirken özellikle de binlerce çalışanı olan ve ülke çapına yayılı durumda bulunan markalar yeni sisteme geçtiklerinde daha da zorlanıyor. Çünkü sunucu yatırımı ve siber güvenlik harcamaları yapmaları gerekiyor. Üstelik sistemden istedikleri zaman istedikleri veriyi de çekmekte zorlanıyorlar.

Yüzde 50’ye varan fiyat avantajı sağlanıyor

Türkiye’nin geçiş teknolojileri alanındaki dinamik kuruluşu Armongate, müşterilerine sunduğu bulut tabanlı sistem ile birçok avantajı bir arada sağlıyor. Armongate’in bulut tabanlı sistemi sayesinde her bina için ayrı bir sunucu kurulumu, bakım ve onarım yatırımı yapılmasına gerek kalmıyor. Böylece bulut tabanlı olmayan geçiş teknolojilerine göre yüzde 50’ye varan fiyat avantajı sağlanabiliyor. Armongate geçiş teknolojisi, mobil uygulama sayesinde karekod kullanılarak ziyaretçiler ve araçla yapılan geçişlerin yanı sıra AVM’lerin otopark ödemelerinde de kolayca uygulanabiliyor. Markaların kurumların insan kaynakları birimi ya da Türkiye’nin herhangi bir yerindeki hizmet binasındaki bir yetkili, hangi personelin geçiş yaptığı bilgisine yetkisi dahilinde kolayca ulaşabiliyor. Böylece veriye ulaşımda kurum içi bürokrasi ve zaman kaybı en aza indirilmiş oluyor.

Sunucu ile bakım onarım masrafları yok

Amaçlarının tüm kurum ve kuruluşlar tarafından kolayca uygulanabilecek ve onların halihazırda kullandıkları tüm güvenlik sistemlerine entegre olabilecek bir geçiş teknolojisi yaratmak olduğunu belirten Armongate’in CTO’su Erinç Çakır, “Bulut tabanlı yapımızla bu amacımıza ulaştık ve müşterilerimizin beğenisini kazandık” dedi. Uyguladıkları geçiş teknolojisinin faydalarını sıralayan Çakır, şunları söyledi:

“Her marka ve kurum, çalışanlarının mesai sadakatini yasal olarak kaydetmekle yükümlüdür. Bugün kartlı geçiş sistemleri, kartların kaybolması, çalınması ve kopyalanması nedeniyle yerini yeni geçiş teknolojilerine bırakıyor. Bu sistemleri devreye alırken bulut tabanlı olmasına özellikle dikkat etmek gerekiyor. Merkezi olmayan bir geçiş teknolojisi kurulumun yapıldığı her bina için ayrı bir sunucu sistemine gereksinim duyar. Bu da beraberinde sunucu yatırımı, bakım ve onarım masraflarını getirir. Türkiye’nin her mahallesinde birden fazla şubesi bulunan bir market zincirini ele alalım. On binlerce çalışanının mesai hareketlerini takip etmek için şube sayısı kadar sunucu kapasite yatırımı, bakım ve onarım masrafı yapmak zorundadır. Armongate’in bulut tabanlı teknolojisi ile tüm veriler uzaktan işleniyor ve istenildiği zaman da müşteriye anında ulaştırılıyor.”

Veriler Türkiye’de depolanıyor

Armongate verilerinin Türkiye’deki bir veri merkezinde tutulduğunu belirten Erinç Çakır, “Verimizi yurt dışına çıkarmıyoruz, bu nedenle de müşterilerimiz güvenle bizi tercih ediyorlar. Sistemimiz mobil olduğu için istenilen her noktada kolayca kullanılabiliyor. Böylece çalışanların mesai sadakatini de kolayca ölçebiliyorsunuz” dedi.

Tüm sistemlere kolayca entegre oluyor

Markaların ve kurumların personel sayıları artıkça yeni binaları hizmete aldığını ve her biri için de geçiş teknolojilerine gereksinim duyduğunu hatırlatan Armongate’in CTO’su Erinç Çakır “Armongate sadece bulut tabanlı bir teknolojiye sahip değil aynı zamanda işin güvenlik boyutunda da diğer kurumsal yazılımlar ile kolayca entegre olma, kurulma ve çalışma özelliklerine de sahip bir sistem. Böylece kurulum yapılan binaların güvenliği daha sağlam hale geliyor” dedi.